Zakázková výroba a její řízení

Obecně v rámci podnikání patří zakázková výroba webů do dvou rovin extrému. Na jednu stranu je to velmi jednoduché z pozice financování podnikání – na začátku nemusíte do podnikání moc investovat a hned s prvním klientem inkasujete peníze. Vždycky se najde úroveň služby, kterou na začátku zvládnete prakticky s tím, co máte doma.

Ten druhý extrém je, že postupem rozvoje vašeho podnikatelského záměru s můžete dostat do stavu, kdy zakázek a klientů je moc a máte problém s řízením. Kromě nových klientů – nabídek, obchodních jednání, konzultací – musíte také stíhat jejich realizaci. Do toho všeho vstupují také klienti, pro které jste něco realizovali v minulosti a občas potřebují pomoci – něco upravit, pozměnit, rozšířit nebo předělat. Z hlediska řízení velkého množství projektů je to tedy velmi náročné – klientů jsou desítky možná už i stovky – každý má řadu požadavků, různých úrovní a tyto požadavky následně prochází napříč celým týmem – každý má jinou odbornost, náročnost, důležitost, atd.

Řešením druhého extrému je jednoduše najmout více lidí – projekťáka, obchoďáka, key accountera, sekretářku, atd. To stojí ale fůru peněz – lidský zdroj je u nás zatím bohužel jednou z nejdražších položek celého podnikání – o to víc na profesionálnějších a důležitých pozicích. Je tedy mnohem lepší, zaměřit se na efektivitu své práce (i vašeho týmu) a volbu nástrojů, které vám v tom mohou pomoci. Ať chcete nebo ne, s roustoucí poptávkou budete muset svůj tým rozšířit – je ale lepší logicky potřebovat pracovníků co nejméně.

Dnes bych Vám chtěl ukázat, jaké nástroje a metodiky používáme u nás v Brilo Teamu při realizaci zakázek.

GTD – Getting Things Done

Kdo ještě neslyšel o metodě GTD, kterou vymyslel David Allen, měl by se alespoň podívát na její praktiky a v čem je tak výhodná. Metoda GTD pomohla už milionům lidem s efektivitou své práce. Je jedno v jakém oboru se pohybujete. GTD je zaměřeno na organizace myšlenek, úkolů a jejich řízení stejně jako na to, abyste na věci nezapomínali.

Hlavní myšlenka GTD je takzvaný „inbox“ – kam byste měli v průběhu práce i dne zapisovat myšlenky, nápady nebo úkoly, které musíte vyřešit. V danou chvíli je řešit nesmíte, protože pracujete a soustředíte se na věc jinou (pravděpodobně na jiný úkol, který musíte vypracovat). Důležité je v danou chvíli, kdy vám nápad „skočí do hlavy“, ho okamžitě zapsat do inboxu. Až když dokončíte aktuální úkol, který právě realizujete, vracíte se do inboxu a procházíte věci, na které jste už mohli dávno zapomenout.

Nebo – v tom horším případě – jste ukončili činnost, které jste se právě věnovali, a odešli jste se věnovat úkolu novému nebo myšlence, která vás právě napadla. Pak přeskakujete z činnosti do činnosti a stáváte se neefektivním, zapomínáte, na věci chvátáte a ztrácíte tak kvalitu práce.

Hezký úvodní článek je napsán také na wikipedii – zdrojů je ale mnohem více včetně přeložené knihy přímo od  Davida Allena.

Problém GTD

Jako každá metoda nebo praktika není ani GTD všespásná – u metody GTD musíte věci důsledně zapisovat a dělat v nich pořádek. Pokud nebudete myšlenky do inboxu zapisovat, celá metodika tak trochu postrádá smysl a je zbytečná.

Meister Task

Jeden z mnoha nástrojů pro řízení WorkFlow. MeisterTask je aplikace, která vám pomůže například myšlenky z GTD někam zapisovat. Aplikace umí vytvářet projekty, zapisovat úkoly, sestavit vlastní realizační tým, komunikaci nad úkoly (komentáře, přílohy), notifikace o novinkách v projektu, přehlednou nástěnku a mnoho dalších úžasných funkcí, které vám s přehledností vašeho workflow opravdu hodně pomohou. Aplikace má jak placenou tak free verzi. Free verze je prakticky dostatečná než-li dorostete do většího týmu a potřeby některé procesy automatizovat.

Aplikací tohoto typu je spoustu – určitě mnozí z vás slyšeli o Trellu (Trello.com). To jsme v rámci teamu používali jako první – bohužel časem se ukázalo, že Trello postrádá jednu důležitou vlastnost – a to, aby se uživatel (člen týmu) podíval na všechny své tikety napříč „boardy“ nebo projekty (pokud chcete). Právě u zakázkové výroby, kdy projektů je hodně, není nic horšího, než každý den proklikávat řadu projektů a dívat se, zda vám někde úkol nevznikl. To má MeisterTask vyřešené jednou hlavní centrální uživatelskou nástěnkou.

To, co nám oproti Trellu na MT ale chybí, je možnost hromadných checklistů u jedntolivých ticketů – není to věc, bez které se neobejdete, ale je to fajn. Třeba to časem autoři také vyřeší.

Dobré je se také zamyslet nad strukturou jednotlivých Boardů (board je jakási kolekce různých témat / částí, kam se řadí jednotlivé tickety). U nás vesměs vytváříme:

• GTD Board – zde si zapisuji (pouze já) denní myšlenky a následně je řídím.
• Obchodní příležitosti – zde se zapíše každá poptávka, která k nám přijde. Následně má poptávka několik stavů a postupuje od začátku až do „realizováno“ nebo „zrušeno“.
• Náš tým – sem patří všechny úkoly obecného typu. Tento board následně dělíme na : Marketing, Developeři, Design a grafika, atd. do jednotlivých oborů, kam úkoly patří.
• Interní marketing – i my se věnujeme vlastnímu marketingu a je potřeba ho někde řídit – to se děje zde – jsou tu úkoly na články, události (přednášková činnost), Facebook, Twitter, atd.
• Boardy jednotlivých projektů – řada boardů s konkrétím projektem, kde se po dobu realizace řídí celý proces, aby vše dopadlo tak jak má. Těchto boardů je nejvíce.

Boardy a jejich uspořádání si můžete vytvářet podle sebe – je vždy důležité, jak vaše workflow funguje a jaký typ práce provádíte.

Slack

Jednoduchý ale přesto skvělý nástroj je Slack. Jedním slovem bych to nazval „chat“. Hlavní je, že na písemnou komunikaci, kterou provedete s jedním nebo více členy si může dodatečně přečíčst někdo další. Když přijedu z nějaké schůzky, sednu si na chvíli a projdu komunikaci na jednotlivých kanálech slacku. Většinou se hned dozvím, co kdo řešil, kde byl problém, co se vyřešilo, co čeká na mou odpověď.

Není tedy nutné obcházet celý tým a ptát se, co se děje / dělo, v jakém je stavu ten nebo ten úkol. Šetříte tak čas hlavně lidem kolem sebe v případech, kdy u komunikace nemůžete být ve chvíli, kdy se daný problém řeší.

Jedinou nevýhodou slacku je snad jen to, že komunikace tam musí opravdu probíhat. Největší nepřítel Slacku je Skype, na který je většina lidí zvyklá, a naučit celý tým to, aby místo Skypu napsal stejný text na slack, chvíli trvá. Časem se to ale vyplatí a zjistíte, jak efektivní může drobná komunikace být. Slack pochopitelně nenahradí důležitá osobní jednání. Ušetří vám čas hlavně v případech, kdy někteří členové týmu pracují na dálku.

Slack vám umožní dělat různé kanály, zvát do nich lidi, kteří mají s projektem co dočinení. Stejně tak můžete zakládat kanály privátní pro důležitou komunikaci např. pro jednatele firmy – tak jako to děláme třeba my.

JIRA

Používáme ji sice krátce, ale poměrně rychle jsme si na ni zvykli. JIRA je nástroj od skupiny Atlassian, která má podobných nástrojů pro řízení velké množství. JIRA je výborná na plánování vývoje větších projektů. Tedy na menší weby nebo aplikace není moc efektivní. Její nevýhoda je počáteční časová investice, kdy musíte celý projekt naplánovat a rozdělit do malých částí. Pokud je však projekt většího rozsahu, postupem času se vám původní investice vrátí a ještě vám čas ušetří.

JIRA je skvělá v tom, že vám pomáhá držet pohled nad celým projektem – má řadu reportů, kde vidíte, jak si stojíte oproti plánu, kolik času jste naplánovali na daný úkol, kdy bude asi tak vypracován, kolik hodin už bylo na úkol vyhrazeno a kolik času je ještě potřeba k jeho dokončení. Stejně tak nabízí podobnou činnost jako MT – přidávání úkolů, komentářů, různých typů úkolů atd. Je tedy zaměřena hlavně na vývoj aplikací nebo softwaru.

Má spoustu dalších funkcí a možností. My jí hlavně používáme kvůli plánování vývoje – tedy chceme znát, jak si stojíme proti termínu, do kterého by měl být projekt realizován.

Špátné a neefektivní nástroje

Email

Jednoznačně nejhorší věc, kterou můžete pro jakoukoliv komunikaci v rámci týmu používat. Na venek s klientem je to pochopitelně nástroj, bez kterého se asi jen tak neobejdeme. Ale v rámci interní komunikace je to děs. Email vždy chodí jenom jednomu (jasně, pošlete ho více lidem) – každý pak na něj odovídá také všem, někdo jenom jednomu. Nikdo pořádně neví, co se děje, jaké rozhodnutí kdo uskutečnil, a nejlepší je, když se na ten první email podívá za tři dny šef a pošle befelem, že to bude takto a tři dny práce jsou třeba k ničemu.

A ještě horší je, když posíláte přílohy jakéhokoliv charakteru – nejlépe dokumenty, na kterých je potřeba pracovat. Raději používejte Cloud – všichni se mohou dostat k jednomu zdroji, nějaká 28 kopie neleží někomu jinému v emailu. Co se týká souborů, je to trochu obecný problém – jsou nástroje na řízení dokumentů – jako je např. SharePoint – ale to vnímám až pro velké korporace. Když si stanovíte pravidla, jak se soubory pojmenovávají, kam patří, a kde se má co umisťovat, dlouho si s cloudem vystačíte.

Skype

Skype je super na volání :) K tomu ho také používejte – možná ještě na přenos sem tam nějakého souboru, který je krátkodobý – fotka s chybou (i ta by ale měla patři do nějakého ticketu) nebo něco podobného, co zajímá jen vás a člověka na druhé straně. Jakákoliv jiná informace, která je určena pro více lidí, na Skype nepatří.

Na co tedy při řízení projektů myslet?

• Neskákejte z věci do věci – co vás napadne, zapište do inboxu v rámci GTD.
• Informace, která je určena pro více než dva lidi, dávejte do nástrojů, kde si ho mohou lidé přečíst i bez toho,  že budou otravovat někoho dalšího.
• Mějte přehled nad úkoly a projekty, které jsou aktuální – udržujte v nich pořádek a pravidelně je kontrolujte.
• Nepoužívejte email pro interní komunikaci – je to nejméně efektivní.
• Špatná efektivita a chybné řízení bude plodit špatné a nekvalitní projekty.
• S efektivitou začněte napřed u sebe – naučte se ji – poté ji přenášejte na další členy týmu.
• Sestavte si workflow, které vám funguje, a uzpůsobte tomu prostředí tak, abyste ho maximálně aplikovali.